Задача: документы идут медленнее решений
Типовое ТЗ на автоматизацию документооборота рождается из рутины: входящие приходят на три канала (почта, бумага, ЭДО), регистрация вручную, согласование — по почте и в мессенджерах, найти подписанный вариант полугодовой давности — квест. В сетях с филиалами добавляется межфилиальный обмен и требование учётной политики: единые правила регистрации и хранения. Заказчик хочет: каждый документ зарегистрирован автоматически, маршрут согласования предсказуем, поиск — за секунды, архив — по номенклатуре.
В госсекторе рамка жёстче: концепция строится по требованиям приказа 61н, обмен с ЮЗЭДО, а для межведомственных процессов — интеграция с СМЭВ (этот контур разобран в кейсе «Сколько стоит интеграция СМЭВ»).
Решение: сначала аудит, потом система
Главное правило типового проекта: не начинать с выбора платформы. Сначала аудит потоков — какие типы документов ходят, их объёмы, реальные маршруты и узкие места; на этой базе строится концепция: какие потоки автоматизировать первыми, где хватит ЭДО-провайдера, где нужна разработка. Дальше реализация: приём входящих с OCR и классификацией (распознавание — по технологии «OCR»), маршруты согласования с ролями и сроками, интеграции с 1С и ЭДО, архив с поиском. Для конструкторской документации возможен ИИ-нормоконтроль чертежей — наш ТКП-прецедент 1 424 000 ₽ (решение «ИИ-нормоконтроль КД»).
ИИ в этом контуре — помощник, а не замена: классификация входящих, извлечение реквизитов, черновики ответов по шаблонам; финальные решения остаются за исполнителями.
Архитектура контура
Контур документооборота (текстовая схема)
Источники документов: почта, сканы, бумага, ЭДО-провайдер, СМЭВ
▼
Приём: OCR (распознавание) + классификация по типам
│ (письмо, договор, акт, обращение, КД)
▼
Регистрация и маршруты: роли, параллельные и последовательные
│ согласования, сроки, эскалация просрочек
▼
Работа с документом: версии, задачи, резолюции, ИИ-черновики
▼
Отправка: ЭДО-обмен (ЮЗЭДО), почта, СМЭВ (для госсектора)
▼
Архив: поиск за секунды, сроки хранения, номенклатура дел
▼
Аналитика: объёмы потоков, узкие места, просрочки по отделам
Типовые интеграционные точки: 1С (договоры, акты), ЭДО-провайдер (ЮЗЭДО), почта, для госсектора — СМЭВ и ГИС. Обмены строятся шлюзами с очередями — как в решении «Интеграция ЭДО»; процессы верхнего уровня моделируются BPM-движком (обзор — «Camunda BPM»).
Этапы, сроки и цены
| Этап | Что получается | Цена | Срок |
|---|---|---|---|
| Экспресс-аудит | карта потоков документов за неделю: типы, объёмы, узкие места | 90 000 ₽ | 3–5 рабочих дней |
| Аудит + концепция | обследование АИС, целевая схема, дорожная карта (для госсектора — по 61н) | 648 000 ₽ | до 2–3 недель |
| Развитие / пилотный контур | первый автоматизированный поток: приём, маршрут, архив | от 480 000 ₽ | по ТЗ |
| Крупный контур | мультифилиальная СЭД, максимальные интеграции | по КП (прецедент: 7,04 млн ₽) | по ТЗ |
| Сопровождение | поддержка, доработки маршрутов, обновления | по договору | — |
Цены — прайс НЬЮ-ССТ на сентябрь 2026, без НДС (УСН, п. 2 ст. 346.11 НК РФ). Прецеденты: аудит+концепция для сети из 35 филиалов — 648 000 ₽ (200 часов); наше КП на развитие СЭД — 7,04 млн ₽ (2 200 часов × 3 200 ₽/ч).
Ориентир бюджета и рыночные якоря
Срабатывает та же логика, что и с ИИ-проектами: экономия не в торге, а в правильном ТЗ. Аудит за 90 000 ₽ показывает, какие потоки первыми дадут эффект; концепция за 648 000 ₽ фиксирует объём и защищает от «бесконечной СЭД». Якоря рынка сентября 2026: медиана ЕСЭД-контрактов — 1,41 млн ₽, медиана НМЦК — 2,13 млн ₽, лоты сегмента — до 4,8 млн ₽; среди живых и закрытых закупок сезона — ВНИРО 7,15 млн ₽, Рязань МСЭД 2,62 млн ₽, Ингушетия 5,11 млн ₽. Полный разбор — в кейсе «ЭДО и СЭД: цены».
Что получает заказчик: метрики процесса
- Время регистрации входящего — от «когда увидят» до автоматически классифицированной карточки.
- Длительность согласования — по типам документов; просрочки видны по отделам и исполнителям.
- Доля документов в ЭДО — сколько обменов ушло с бумаги и почты в юридически значимый контур.
- Скорость поиска — документы находятся из архива за секунды, по реквизитам и содержимому.
- Прозрачность потоков — управленческая аналитика: объёмы, узкие места, срок жизни документа.
Целевые значения фиксируются в КП по результатам аудита — мы не публикуем выдуманные «−70% сроков»: реальные цифры зависят от discipline процесса и объёма потоков, и становятся видны на пилоте.
Границы и риски
Автоматизация не чинит хаос: если маршруты согласования меняются каждую неделю, сначала нужен регламент. OCR не идеален на плохих сканах — качество приёмки строится на контрольных выборках. КЭДО-проекты (кадровый ЭДО) стартуют от 480 тыс. ₽, но требуют аккуратности с персональными данными по 152-ФЗ. И честно: если в месяц проходит полторы сотни документов, полноценная СЭД не окупится — достаточно шаблонов и дисциплины; это тоже результат аудита.
Об этом разборе. Это типовой проект — обезличенный контур из нашей практики проектирования; прецеденты (35 филиалов, 648 000 ₽; КП 7,04 млн ₽) — наши фактические КП и контракты, опубликованные на сайте. Рыночные якоря — из открытых закупочных карточек сентября 2026. Цены «от», без НДС (УСН).