Какой сценарий разобрать первым
Поиск по регламентам и базе знаний
Согласуйте вопросы сотрудников и доступные им документы. В результат проверки включите ссылку на нужную редакцию источника, случай без ответа и ситуацию с противоречащими документами. Отдельно проверьте, что поиск учитывает роль пользователя и отзыв доступа.
Подготовка данных для CRM, 1С или СЭД
Опишите поля и формат черновика, способ подключения и ответственного за проверку. До внедрения зафиксируйте, какие действия допускаются только после проверки и подтверждения человеком. Отдельно согласуйте запись в рабочую систему, изменение данных и внешнюю отправку.
Работа с закрытыми материалами
Сначала зафиксируйте виды данных, допустимые места обработки и ограничения. По этим входам выбирают размещение модели и компонентов, решают, допустима ли передача во внешние сервисы, и определяют порядок хранения журналов.
Что зафиксировать до пилота
| Вход | Что уточнить | Как проверить |
|---|---|---|
| Процесс и система | Одно действие сотрудника, рабочая система и текущий порядок выполнения | Примеры входных данных и ожидаемого результата |
| Источники | Владелец, редакция, обновление и удаление документов | Ссылки на доступные источники; устаревший и противоречащий документ |
| Роли и действия | Что доступно пользователю; что остаётся черновиком; кто подтверждает запись | Разрешённая роль, запрещённая роль и отзыв доступа |
| Приёмка | Набор примеров, ответственный эксперт и допустимые ошибки | Сравнение с текущим процессом и протокол результата |
Для обсуждения достаточно назвать процесс и систему, типы документов, роли пользователей и ожидаемый результат. Обезличенные примеры помогают согласовать проверку; доступ к рабочим данным и способ подключения определяются отдельно.
Что измерить на пилоте
До начала сравните текущий процесс с ожидаемым: время поиска или подготовки, качество на согласованных примерах, ошибки доступа, долю исправлений человеком и стоимость эксплуатации. Итог пилота — наблюдаемый протокол и решение о следующем этапе.
- Проверяйте обычные вопросы, сложные случаи и вопросы без ответа в доступных источниках.
- Учитывайте время проверки человеком вместе со временем подготовки результата.
- Фиксируйте ошибки и ограничения, а также условия, при которых сценарий следует остановить или изменить.
Состав работ и условия
Состав работ, размещение, стоимость, сроки и критерии приёмки определяются по конкретной задаче и фиксируются в предложении. Начало платного пилота — после согласования предложения, состава работ и условий оплаты. Для выбранного процесса уточните доступные источники, подключение к системе, подготовку черновиков, порядок подтверждения действий и сопровождение.